Куда «уходит» эффективность?

Задавались ли вы когда-либо вопросом — может ли ваша компания работать эффективнее? Или «могу ли я» работать эффективнее? Или «куда» уходит рабочее время? Или на что тратятся рабочие часы сотрудников?

А главное — можно ли это оценить, измерить и, конечно, исправить?

Что же такое «неэффективность»? В словаре «Business Dictionary» даётся, например, такое определение: «Разница между тем, что на самом деле произведено или выполнено по сравнению с тем, что могло бы быть произведено или выполнено при использовании и наличие тех же ресурсов (финансовых, временных, человеческих и т. д.)».

На первый взгляд кажется, что это достаточно сложно оценить или измерить. Потому как достаточно сложно представить — что же на самом деле МОЖЕТ быть произведено при том же количестве ресурсов?

Для оценки можно, конечно, попробовать сравнивать производство и деятельность вашей компании с деятельностью аналогичной вам компании. Хотя в этом случае есть много факторов, которые нужно брать в расчёт. Например, действительно ли у вас одинаковые ресурсы? Или производят ли они продукт такого же качества, что и вы? И т. д. Но в определённой степени вы можете получить ответ и посмотреть, что нужно исправлять или на что следует обратить внимание.

Также хочу предложить вам провести своего рода инспекцию и обратить внимание на некоторые моменты, которые могут приводить к существенным потерям рабочего времени и пробуксовыванию работы. Это, конечно, далеко не полный список, но он даст вам представление, на какие моменты обращать внимание. Итак:

• Какое-то дело, действие или работа не выполняется с первого раза. Для этого могут быть разные причины и самая очевидная это, конечно, когда что-то не делается правильно с самого начала. Менее очевидная — когда что-то начинается, но не завершается сразу. Самый «простой» пример — вы получаете служебную записку. Вы начинаете её читать. Потом вас что-то отвлекает и вы возвращаетесь к этой записке спустя несколько часов или даже дней. Скорее всего вам придётся читать всё с начала — здесь вы уже потратите своё время. Также предположим, что человек, направивший вам эту записку или предложение, ждёт вашего решения, либо ему нужны данные от вас. Это значит, что он в свою очередь не выполнил какие-то действия, которые мог начать делать. А не выполнил он их, потому что ждал решения от вас. Кроме того бывает так, что прочитав что-то вы не пишете ответ сразу. При этом вы «прокручиваете» в голове варианты ответа, занимаясь другими делами. Но — насколько вы эффективны в этом случае?

• На согласование каких-то действий уходит много времени. Например, отправив служебную записку руководителю (которая требует одобрения руководителя на дальнейшие действия или даже на усовершенствование какого-то рабочего процесса), человек не предоставил полные данные и, соответственно, работа никуда не двигается. Плюс тратится время — бумага ходит «туда и обратно» и каждый тратит дополнительное время на её дополнение и изучение.

• Сотруднику нужно, чтобы какое-то действие было выполнено другим подразделением. Человек не уверен, кто конкретно должен этим заниматься или кто за это отвечает. В результате он просто пишет послание (в лучшем случае) или приходит к тому человеку, которого знает. Что вызывает дальнейшее «хождение» и выяснение, кто же должен этим заниматься.

Вы можете сказать, что всё это несущественные моменты и они не могут сильно влиять на эффективность компании… Может быть… Но просто представьте себе, что каждый ваш сотрудник (и вы сами) тратит минимум 30 минут в день на такие моменты (которые перечислены выше и любые подобные). Предположим, что у вас 15 сотрудников. По факту за день было потрачено в пустую семь с половиной часов рабочего времени. Это рабочий день одного человека… Теперь посмотрите на фонд заработной платы. Получается, что вы «в пустую» оплачиваете «одну зарплату».

Просто посмотрите, как сделать так, чтобы ваши люди знали — к кому и по каким вопросам обращаться. Обучите сотрудников письменной коммуникации — как должны быть оформлены служебные записки или послания, если человек хочет получить одобрение каких-то свои действий или предложений. Посмотрите, какие описания рабочих процессов, успешных действий и рекомендаций нужно сделать. Что нужно описать в виде правил.

Не нужно пытаться решить всё сразу. Просто проведите инспекцию. Запишите все неоптимальные моменты и начните их устранять шаг за шагом — хотя бы по одному каждую неделю. И тогда к концу года вы сможете существенно повысить эффективность!

Желаю вам успехов и процветания!